Los plazos reales del procedimiento de ajustes, qué se puede rebajar y qué no, y el problema de fondo que hace perder la mayoría de los casos antes de empezar: la contabilidad.
Llega una notificación de la SAT con un ajuste y arranca un reloj. Ese es el primer dato que casi nadie tiene claro, y es el que decide buena parte del resultado.
Voy a explicar el procedimiento con los plazos que fija la ley, qué se puede rebajar y qué no, y cuál es el problema de fondo que hace que la mayoría de los contribuyentes pierda antes de empezar a discutir.
Durante la fiscalización, la SAT requiere documentación y fija plazos cortos para entregarla. En la práctica los requerimientos son de días, no de semanas. Cuando no se tiene lo que piden, lo que corresponde es responder dentro del plazo explicando por qué, no dejar pasar la fecha.
Formulados los ajustes, el Código Tributario concede audiencia por treinta días hábiles improrrogables para presentar descargos y ofrecer prueba (artículo 146). Dentro de esa fase se puede solicitar apertura a prueba por otros treinta días hábiles improrrogables, que se otorgan sin más trámite.
La palabra que importa en los dos casos es improrrogables. Si la audiencia no se evacúa, la SAT dicta resolución determinando tributo, intereses, recargos y multas, y la discusión se traslada a instancias donde ya se parte de una resolución en contra.
Aquí hay una confusión frecuente que conviene deshacer, porque el momento en que se actúa cambia por completo lo que se puede obtener.
El artículo 106 permite presentar o rectificar la declaración con rebaja de multas, pero exige que se haga antes de ser requerido o fiscalizado. Una vez que llegó el requerimiento, esa puerta se cerró.
El mismo artículo contempla la rebaja cuando el contribuyente consiente y acepta expresamente las determinaciones propuestas por la SAT, en los porcentajes que fija la ley. Es una vía distinta, disponible ya dentro del procedimiento, y tiene sentido para la parte del ajuste que efectivamente corresponde a un error propio.
Hay además una rebaja relevante para quien paga tarde pero se adelanta a la auditoría: quien celebra convenio de pago antes de ser notificado de un requerimiento de información para auditoría tiene derecho a rebaja en los intereses resarcitorios y en la sanción por mora. De nuevo, todo depende de llegar antes.
La estrategia razonable en un ajuste real casi nunca es negarlo todo ni aceptarlo todo. Es separar lo que se puede desvirtuar con prueba documental de lo que efectivamente es un error propio, discutir lo primero y aceptar lo segundo con la rebaja que corresponda.
No todos los ajustes se pueden desvirtuar, y conviene decirlo. A veces la diferencia es real y viene de un error del contador al hacer los registros. Cuando no hay elementos documentales para discutir, insistir solo suma intereses.
Para esos casos existe el convenio de pago. El Código Tributario faculta a la SAT a conceder facilidades de pago, incluso sobre adeudos que ya se cobran por la vía económico coactiva, permitiendo distribuir la deuda en cuotas en lugar de exigirla de una sola vez. En materia penal solo procede con autorización de juez competente, y ahí no hay rebaja alguna.
Hay además un beneficio que depende enteramente del momento: quien paga después de vencido el plazo pero antes de ser notificado de un requerimiento de información para auditoría puede celebrar convenio de pago con derecho a una rebaja del 50% en los intereses resarcitorios y del 85% en la sanción por mora.
Ese matiz explica por qué la fecha de la notificación es tan determinante. Antes de ella, el contribuyente que se pone al día conserva rebajas significativas. Después, el margen se reduce a lo que se pueda desvirtuar con prueba y a la rebaja por aceptar las determinaciones propuestas.
Reconocer a tiempo que un ajuste procede no es rendirse. Es evitar que una diferencia manejable se convierta en una deuda que crece mientras se discute lo indiscutible.
Ahora la parte incómoda, y la razón por la que muchos casos se pierden antes de discutirse.
La defensa en un ajuste es documental. No se gana con argumentos, se gana con papeles que respalden lo declarado. Y en la mayoría de las empresas pequeñas esos papeles no están en condiciones de ser presentados.
El Código Tributario tipifica como infracción a los deberes formales no tener los libros contables obligatorios, o no llevarlos al día. Y define "al día" con precisión: todas las operaciones asentadas en libros debidamente autorizados y habilitados, dentro de los dos meses calendario siguientes a su realización. La sanción es de Q5,000 cada vez que se fiscalice al contribuyente.
Hay una infracción separada, con la misma multa, por llevar los libros y registros en forma distinta a la que obliga el Código y las leyes específicas de cada impuesto.
Aquí es donde falla la mayoría. Se asume que "contabilidad electrónica" significa que basta con una hoja de cálculo que lleva el contador o alguien de la oficina. No es así: los libros deben estar autorizados, habilitados, llevados en la forma que manda la ley, impresos y firmados por el contador registrado. Un archivo informal no cumple ninguno de esos requisitos, y el día de la fiscalización no sirve como respaldo ni evita la multa.
El error más caro no es cometer una diferencia en una declaración. Es no poder demostrar documentalmente lo que sí se hizo bien.
Ponga la contabilidad en regla ahora, mientras es barato. Libros autorizados y habilitados, operaciones asentadas dentro del plazo de dos meses, impresos y firmados por el contador. Y digitalice todo el respaldo: el plazo de prescripción de la SAT es de cuatro años, pero las obligaciones ante el IGSS prescriben a los seis, así que un archivo que solo cubre cuatro años deja un hueco de dos.
Si recibió un requerimiento o un ajuste y los plazos ya están corriendo, agende una consulta y revisamos su caso.